Digitalizar um documento consiste em passar as informações de um meio físico ( papel ) para um formato digital ( imagem digital ), o qual pode ser armazenado em mídias ( CD/DVD ), HD ou servidor, permitindo um acesso mais rápido às informações e preservando e/ou descartando o documento original.

Na busca de agilidade nos negócios e economia de espaço, as empresas estão dando fim às pilhas de papéis .

 Alguns benefícios da digitalização:
 *Diminuir o excesso no volume de papéis nos arquivos, economizando espaço físico;
 *Eliminar possíveis extravios dos documentos;auxiliar na organização das informações.
 *Economizar papel, visto que os documentos estarão disponíveis na rede de trabalho ou mídia ( CD/DVD ), fazendo mínimo uso do mesmo;
 *Baixar os custos com menor número de pessoas envolvidas na busca;
 *Agilidade ao efetuar consultas, devido a redução do tempo de localização em grandes acervos. As consultas são feitas a partir de algumas palavras-chaves, evitando conteúdo sem ligação com o contexto da busca;
 *Disponibilizar um documento para vários usuários simultaneamente, pois através da rede de trabalho, poderão fazer uso de um documento ao mesmo tempo.